Il Gruppo Villa Margherita è una storica e prestigiosa realtà della sanità romana che riunisce quattro strutture: una casa di cura privata, un laboratorio di analisi, un centro di diagnostica per immagini e un servizio di radiologia.

Case history Villa Margherita

“Villa Margherita 2.0: così è stato denominato il progetto che in breve tempo ha ristrutturato interi processi e metodi, portando di fatto, in azienda il Controllo di Gestione e l’apertura a politiche economiche strategiche e manageriali. L’impianto contabile è stato completamente revisionato (procedure, contenuti, struttura …).
Fin da subito si è puntato alla centralizzazione delle informazioni, così da poter utilizzare i dati per infiniti scopi e processi: analisi, statistica, contabilità, previsioni …
L’ausilio di strumenti informatici all’avanguardia come H2O, Ad Hoc e InfoBusiness, l’applicazione di tecniche economiche avanzate e il supporto tecnico specializzato di Afea, si sono combinati tra loro consentendo di realizzare una complessa ed elaborata conversione al modello di gestione manageriale.”

Alessandro Ciaraldi – Responsabile Bilancio e Controllo di Gestione – Villa Margherita SpA
«H2O ci ha permesso di creare una piattaforma applicativa unica e comune all’intero gruppo, in grado di assicurare lo scambio e la circolazione costante di dati univoci e aggiornati tra operatori e strutture.
Con il nuovo sistema basato su H2O abbiamo superato il problema della ridondanza di informazioni, eliminato la necessità di sincronizzazione dei dati tra diversi database e semplificato enormemente le attività di manutenzione e gestione.

La formazione degli utenti per un singolo sistema ha inoltre, generato significativi vantaggi in termini di tempi e costi

Responsabile Sistemi Informativi Gruppo Villa Margherita

Gli obiettivi del progetto

Il Gruppo aveva necessità di integrare la gestione delle diverse strutture per ottimizzare le procedure operative, razionalizzare le risorse e assicurare una migliore qualità dei servizi.
A tale scopo era necessario superare le difficoltà legate alla presenza di applicativi dipartimentali diversi e non collegati tra loro, ed evolvere verso un sistema informativo unico e integrato a supporto di tutti i processi clinici, ambulatoriali, logistici e amministrativi.
La Direzione chiedeva, inoltre, una piattaforma applicativa in grado di supportare in modo efficiente ed efficace tutte le attività gestionali e cliniche e di fornir i dati e gli strumenti utili a valutare la qualità delle prestazioni erogate, controllare le performance economico-finanziarie, misurare la produttività e redditività dell’intera organizzazione.

Per rispondere a queste esigenze il Gruppo ha scelto di adottare un sistema basato sulla soluzione H2O, integrata con Ad Hoc Revolution e InfoBusiness di Zucchetti.

H2O gestisce in modo integrato tutti i processi clinico-sanitari e amministravi strategici per la struttura:

  • Prenotazioni
  • Ricoveri
  • Reparti
  • Blocco operatorio
  • Sala parto
  • Specialistica ambulatoriale (accettazione e fatturazione)
  • Gestione cartella clinica
  • Farmacia e approvvigionamenti
  • Invio flussi e tracciati ricoveri, CEDAP, D11e D12 alla ASL
  • Convenzioni e pratiche assicurative.

L’integrazione con Ad Hoc Revolution permette di offrire pieno supporto alle esigenze di contabilità, gestione magazzino e controllo di gestione.
InfoBusiness fornisce al Management uno strumento per l’analisi dei dati e il reporting dell’area clinico-sanitaria e amministrativa, a sostegno del processo decisionale.

I risultati raggiunti

Il sistema basato H2O è oggi pienamente operativo in tutte le strutture del Gruppo e ha generato notevoli vantaggi:

  • Eliminazione delle isole operative: ha permesso di migliorare la condivisione e lo scambio di informazioni tra aree e dipartimenti, e di ridurre i costi di manutenzione e gestione del sistema
  • Controllo delle fasi di pianificazione e di erogazione delle prestazioni, con un duplice vantaggio in termini di ottimizzazione dei costi e di miglioramento del servizio al paziente (ad es. grazie alla logica delle agende multi-struttura)
  • Gestione del flusso della cartella clinica e riduzione dei tempi di rimborso: la tracciabilità del processo di gestione della cartella clinica – dalla dimissione del paziente alla spedizione della cartella all’assicurazione per il rimborso – ha permesso di migliorare i flussi finanziari legati alle pratiche di rimborso, riducendo quelle ferme in attesa che la cartella venga chiusa
  • Riduzione dei tempi e degli errori di fatturazione: la fatturazione per quote (a carico del Cliente e dell’Assicurazione), gli automatismi impostati nel sistema, la gestione dei limiti di rimborso hanno permesso di snellire le operazioni di fatturazione, di ridurre le contestazioni da parte delle Assicurazioni e velocizzare conseguentemente i tempi di rimborso
  • Creazione Dossier del Paziente: i dati clinici e amministrativi del paziente sono raccolti in modo univoco in un unico repository, dove confluiscono tutte le informazioni prodotte in H2O o acquisite da altri sistemi: storia clinica, prescrizioni, terapie, prestazioni, referti, accessi in day hospital…
  • Controllo delle performance e della qualità dei servizi erogati: gli strumenti per l’analisi multidimensionale dei dati e il reporting permettono di monitorare l’appropriatezza e la qualità delle prestazioni erogate, i volumi di attività, l’efficienza e la produttività delle risorse
  • Accessibilità e trasparenza delle informazioni: tutti gli operatori coinvolti nel processo di cura (medici, infermieri, personale sanitario) possono condividere informazioni di supporto decisionale nei processi di diagnosi e cura, riducendo il rischio clinico.