Per migliorare la qualità del servizio al paziente e la sua sicurezza, nonché ottimizzare l’impiego delle risorse, la casa di cura ha avviato nel febbraio 2013 il progetto per il rinnovamento del sistema informativo aziendale.

Case history Casa di Cura San Lorenzino

Gli obiettivi del progetto

La clinica aveva rilevato la necessità di dotarsi un sistema completo per la gestione integrata di tutti i processi sanitari e amministrativi che caratterizzano il percorso di cura e assistenza del Paziente, con l’obiettivo di migliorare la qualità dei servizi erogati e l’efficienza operativa.

Il sistema precedentemente in uso offriva una copertura limitata delle esigenze gestionali e cliniche, e non assicurava alla Direzione il necessario supporto nelle attività di monitoraggio e controllo.

Per la progettazione e l’implementazione del nuovo sistema informativo sanitario, la casa di cura ha deciso di affidarsi alla società Afea e di adottare il sistema gestionale denominato H2O.

Il cuore del nuovo sistema informativo è rappresentato dalla soluzione H2O che gestisce tutti i processi clinico-sanitari. Essa integra il software Ad Hoc Revolution di Zucchetti per la gestione dell’area amministrativa e del magazzino, e InfoBusiness, lo strumento di business intelligence della Zucchetti per il controllo di gestione e delle performance.

H2O dialoga inoltre, con soluzioni software dipartimentali di laboratorio, diagnostica per immagini e endoscopia, per creare un piattaforma unica che gestisca l’intero percorso del paziente all’interno della struttura e che assicuri un ambiente di lavoro comune all’intera organizzazione.

Concluse le attività di analisi e raccolta dei requisiti che hanno avuto inizio nel febbraio 2013, il nuovo sistema informativo sanitario basato su H2O è diventato operativo a partire dal 1 ottobre 2013, dopo meno di 9 mesi dall’avvio del progetto.

La gestione del percorso del Paziente con il supporto di H2O

Il sistema informativo H2O ha realizzato l’informatizzazione dell’intero percorso del paziente, dal primo contatto con la struttura sino alla dimissione. Ogni passaggio e contatto del Paziente con la struttura è gestito e registrato dal nuovo sistema informativo.

1. Prenotazione di prestazioni sanitarie in regime privato, assicurato o in convenzione con il SSN.

Il Paziente può prenotare una prestazione presso la casa di cura rivolgendosi direttamente agli sportelli presso la struttura o attraverso il CUP della ASL. L’integrazione di H2O con il CUP della Asl consente di importare le prenotazioni effettuate tramite questo circuito. Il servizio di integrazione ha permesso di migliorare l’organizzazione dei piani di lavoro giornalieri e il servizio offerto al paziente, riducendo i tempi di accettazione allo sportello. L’integrazione con l’anagrafica CUP ASL ha determinato la riduzione degli errori connessi alla registrazione delle informazioni anagrafiche, aumentando contestualmente la puntualità delle informazioni stesse che risultano essere sempre aggiornate.

2. Accettazione ambulatoriale del Paziente.

Il Paziente viene accolto in struttura per la fruizione di diversi tipi di prestazioni sanitarie:

a. Esami di laboratorio: grazie all’integrazione con il Service esterno Fleming, H2O al momento dell’accettazione amministrativa del Paziente, invia al Fleming le richieste di esami clinici di laboratorio. È in corso di realizzazione l’implementazione della funzionalità che consente la ricezione dal Fleming dei referti degli esami richiesti e la relativa archiviazione in H2O. Tale funzionalità pone le basi per l’erogazione di servizi aggiuntivi al paziente quali il ritiro on line dei referti.

b. Esami radiologici: in virtù dell’integrazione di H2O con il sistema di diagnostica per immagini MyRis, gli esami richiesti in H2O vengono automaticamente inviati al sistema di diagnostica per immagini che si occupa di conseguenza di popolare le worklist delle modalità. L’integrazione è conforme alla normativa vigente garantendo l’unicità e la riconoscibilità del paziente e dei relativi esami richiesti.

c. Esami endoscopici: H2O si integra con il sistema software di endoscopia. Gli esami richiesti in H2O vengono automaticamente inviati al sistema di endoscopia dove vengono presi in carico e refertati.

d. Visite specialistiche: la seconda fase del progetto di informatizzazione prevede l’attivazione del sistema di refertazione di H2O. La refertazione di tutti gli specialisti in H2O consentirà di aumentare il livello di servizio al paziente uniformando le modalità operative di refertazione in base alle quali, la produzione e archiviazione dei referti sarà centralizzata. Oltre al beneficio immediato di una maggiore uniformità e riconoscibilità del referto specialistico, tale funzionalità apre a scenari quali il fascicolo sanitario elettronico, sia nell’ambito del sistema H2O interno alla struttura che verso sistemi informativi esterni quali quello regionale.

3. Prenotazione ricovero

Al termine della visita, il medico specialista inserisce una richiesta di ricovero. L’ufficio di prenotazione ricoveri procede con la prenotazione del ricovero e dei relativi esami di preospedalizzazione ove richiesto.

4. Preospedalizzazione

Il sistema H2O supporta l’operatore nella pianificazione del percorso diagnostico di prericovero che comprende l’esecuzione di visite ed esami. L’utilizzo di profili di preospedalizzazione definiti dalla Direzione Sanitaria e suggeriti in automatico dal sistema H2O per ciascuna tipologia di ricovero, consente di ridurre il rischio clinico, assicurare il completamento del percorso e pianificare in modo ottimale l’impego delle risorse.

5. Ricovero

Al momento dell’accettazione del paziente, le prenotazioni di ricovero danno origine alla cartella di degenza in base all’apposito regime: Ordinario, Day-Hospital o Day Surgery. Tutti gli aspetti connessi alla degenza sono gestiti nel sistema: accettazione, trasferimento, dimissione e tutte le attività di carattere operativo vengono gestite nel sistema integrato che diventa un unico punto di accesso alla Scheda di degenza del Paziente, in cui ciascun attore – compatibilmente con il proprio profilo – è in grado di accedere alle informazioni di propria pertinenza. L’eliminazione della ridondanza dei dati riduce il rischio di errore e favorisce la tempestività nel fornire al paziente o a chi ne abbia bisogno, informazioni puntuali e mirate. Tutto quanto relativo al ricovero e rilevante ai fini gestionali e clinici, è archiviato all’interno della scheda paziente in cui confluiscono prescrizioni, terapie, prestazioni, referti, consensi, servizi di comfort alberghiero, accessi in day-hospital.

6. Attività di reparto

Il personale medico ed infermieristico è supportato da H2O nella programmazione e nella registrazione delle attività svolte in reparto. La tracciabilità completa dei farmaci somministrati e dei presidi utilizzati grazie ad H2O è strategica ai fini sia clinici che gestionali. Da un lato consente infatti, di ridurre il rischio clinico e dall’altro di supportare la gestione amministrativa (fatturazione e magazzino). L’integrazione con il sistema Ad Hoc Revolution per la gestione del magazzino permette inoltre, di aggiornare in automatico le scorte di materiali chirurgici e di consumo, e di attivare le necessarie procedure di riordino.

7. Gestione delle percorso operatorio

In caso di degenza chirurgica, H2O supporta la generazione automatica delle liste di attesa a partire dalle prenotazioni di ricovero chirurgico o di chirurgia ambulatoriale, la pianificazione dei percorsi preoperatori, la registrazione dei consumi di sala operatoria anche mediante l’utilizzo della tecnologia barcode, la compilazione del registro operatorio secondo la normativa vigente.

8. Dimissione del Paziente

H2O consente la generazione automatica delle Schede di Dimissione (SDO) utilizzando le informazioni inserite o generate dal sistema durante il percorso di cura, o acquisite da altri sistemi.

9. Gestione pratiche amministrative

H2O supporta l’amministrazione nella evasione delle necessità amministrative legate a fatturazione prestazioni in solvenza, stampa ed invio lista pazienti ricoverati per questura, rendicontazione alla ASL.

10. Controllo delle performance e di gestione

La soluzione InfoBusiness di Zucchetti mette a disposizione del management strumenti avanzati di analisi e reportistica grazie ai quali analizzare tutti i dati relativi all’attività clinica e gestionale raccolti in modo sistematico dal sistema H2O. Il monitoraggio di indicatori di carattere qualitativo e clinico consente di avere una visione chiara e aggiornata sulla qualità dei servizi erogati, sull’andamento aziendale, sui costi delle attività anche a livello di singolo intervento e di cartella clinica.

 I risultati raggiunti

L’adozione del sistema informativo integrato H2O, grazie alla estesa copertura funzionale e alla integrazione dei processi, ha permesso alla casa di cura di ottenere benefici tra cui quelli indicati di seguito sono solo i più evidenti:

  • univocità dei dati e aggiornamento puntuale degli stessi
  • accesso profilato ai dati dai vari ambiti della casa di cura
  • semplificazione delle procedure operative e miglioramento dei processi connessi
  • patrimonializzazione e accessibilità delle informazioni

Le potenzialità del sistema H2O permetteranno inoltre, alla casa di cura di valutare l’implementazione di ulteriori funzionalità nell’ottica di temi rilevanti quali la Cartella Clinica Digitale piuttosto che l’integrazione sempre più stretta con Sistemi Sanitari Regionali e Nazionali.